Včasih boste morda želeli ustvariti pismo, ki ga boste poslali številnim različnim ljudem, vendar želite, da so določeni deli posameznika za vsakega naslovnika individualizirani: deli, kot so pozdrav, ime, naslov itd. V Wordu to pomeni, da bi morali ustvariti obrazec, kar je zelo enostavno narediti.

Preden začnete s črkami obrazcev, se prepričajte, da imate že nastavljeno bazo podatkov z vsemi polji, ki jih želite vključiti. Baza podatkov je lahko tako preprosta kot preglednica Excela s stolpci za ime, priimek, naslov itd.

Word lahko uvaža podatke iz dokumentov Excel, Access in besedilnih dokumentov. Če še nimate nastavitve baze podatkov, jo lahko vedno ustvarite v programu Word, kar vam bom pokazal, kako to storiti.

Ustvari črke obrazca v Wordu

Za začetek ustvarite dokument s standardnim besedilom, kot je primer spodnjega božičnega pisma:

Golo pismo

Opazite, kako nima pozdrava, naslova itd., Ker bodo vsi dodani kasneje kot polja v našem dopisu. Prva stvar, ki jo morate storiti, je, da kliknete Izberi prejemnike na zavihku Pošiljanje:

Izberite Prejemniki

Tu dodate ljudi, ki bodo prejeli pismo ali uvozili seznam iz datoteke baze podatkov.

Spustitev prejemnika

Če želite ustvariti seznam znotraj samega Worda, lahko kliknete Vrsta novega seznama. Za uvoz kliknite Uporabi obstoječi seznam. V tem primeru bomo seznam samo vtipkali.

Seznam naslovov

Opomba: Ko greste shraniti seznam prejemnikov, vas bo Word pozval, kje na vašem trdem disku shranite podatkovno datoteko, ki bo ustvarjena.

Ko shranite seznam prejemnikov, boste opazili, da je veliko ikon, ki so na traku Mailings, kličejo.

Če želite začeti dodajati polja v pismo obrazca, kliknite mesto v svojem dokumentu in označite, kam želite polje postaviti, in nato kliknite Blok naslova.

Blok naslovov

Prikaže se pogovorno okno Vstavi naslovno blok.

Kliknite V redu, da greste s privzeto obliko in dobili bi nekaj, kar je videti tako:

Blok naslova je vstavljen

Nato po naslovni blok dodajte Enter, da premaknete besedilo navzdol in nato kliknete ikono Pozdravne vrstice:

Ikona voščilnice

Prikazalo se bo pogovorno okno Vstavi voščilnico.

besedna pozdravna vrstica

Še enkrat pojdimo s privzeto obliko in samo kliknite gumb V redu.

Nato poudarite, kje piše , z desno miškino tipko kliknite miško, izberite Odstavek in potrdite polje poleg možnosti Ne dodaj presledka med odstavki istega sloga.

Tako bo naslovni blok pravilno visi skupaj, namesto da bi imel prazen vrstico med vsakim njegovim delom.

ne dodaj presledka

Nato kliknite ikono Predogled rezultatov, ki se nahaja na zavihku Pošiljanje na traku.

predogled rezultatov

Namesto kazalca polja naslovnega bloka bi morali zdaj videti dejansko vsebino, navedeno v dokumentu Word.

Prvi predogled

Ko končate predogled, kliknite ikono Predogled rezultatov, da izklopite predogled. Nato si oglejte, kako dodate druga polja in kliknite neposredno mimo v svojem dokumentu, da spremenite svoj trenutni položaj, nato kliknite ikono Vstavi polje spajanja.

Ikona trenutnega spajanja polja

Morali bi dobiti nekaj takega:

Instant Field

Izberite državo ali regijo in nato kliknite gumb Vstavi.

Spojeno polje je vstavljeno

Poskusite znova klikniti ikono Predogled rezultatov, da vidite, kako je videti. Spodaj je moj primer:

Država je dodala predogleda

Ko je črka obrazca pravilno nastavljena, lahko počnete naprednejše stvari, kot je postavljanje pravil. Pravila vam bodo omogočila, da za določene prejemnike prikažete nekaj besedila in jih skrijete za druge. Za začetek kliknite na gumb Pravila.

Pravila

Videli boste spustni meni z več možnostmi, kot so Vprašaj, Izpolni itd.

Pravila spustitev

Za naš primer izberemo Če… Potem… Ostalo, kar nas bo pripeljalo do naslednjega pogovornega okna:

pravila spajanja pošte

Spremenite ime polja: v državo ali regijo in v polje Primerjaj: vnesite ZDA. Nato dodajte nekaj besedil v polja, kjer piše Vstavi to besedilo in drugače vstavite to besedilo.

V tem primeru, če prejemnik živi v ZDA, bo v njihovo pismo dobil besedilo Veseli božič, vsi drugi pa sporočilo Seasons Greetings.

Tukaj bo videti, ko kliknete gumb V redu in nato gumb Predogled rezultatov.

Dodajte sporočilo Merry Christmass

Nato upoštevajte razdelek Rezultati predogleda:

Oddelek za predogled rezultatov

Tu lahko kliknete puščice (ko je vklopljen predogled rezultatov) levo in desno od številke, da se pomikate po vseh črkah, ki bodo poslane. Tako lahko zagotovite, da bodo vsa vaša pisma videti pravilno pred tiskanjem ali pošiljanjem po e-pošti.

Opomba: Izbira menija polj za ujemanje v Pravilih je za ujemanje imen polj v bazi podatkov z imeni glav na vašem seznamu prejemnikov.

Če želite lažje videti, kam ste v svoj dokument vstavili polja, uporabite gumb Označi združevalna polja.

Označite polja

To je stikalo, ki ga lahko po lastni presoji vklopite in izklopite. Ko končate s pismom, kliknite ikono Zaključi in združi:

Končaj in združi se

Ta spustni meni dobite s tremi možnostmi.

Končaj in združi spustni meni

Izberite Uredi posamezne dokumente, če želite Word sestaviti vse svoje črke v en velik dokument, ki ga lahko pogledate pred tiskanjem ali pošiljanjem kot e-pošto.

Kot vidite, ustvarjanje črk obrazca z Wordom ni več opravka, kot je bilo nekoč, in dokumente lahko hitro in enostavno ustvarjate in pošiljate. Če imate kakršna koli vprašanja, vas prosimo, da komentirate. Uživajte!